Les trois meilleures pratiques pour assurer le bon déroulement de vos expéditions transfrontalières

L’expédition transfrontalière offre aux entreprises une excellente occasion d’étendre leurs marchés en rendant les produits disponibles dans d’autres pays et en éliminant le besoin de se doter de sites et d’entrepôts dans ces marchés.

Pour expédier des produits outre-frontière, il faut tenir compte de certains éléments déterminants pour garantir une expérience sans faille. Les déclarations en douane servent à déclarer le contenu et la valeur de l’envoi, qu’il s’agisse d’un envoi voyageant des États-Unis vers le Canada, ou bien du Canada vers les États-Unis. Ces formulaires douaniers confirment que vous êtes en conformité avec les lois d’expédition du pays d’origine et du pays de destination et sont indispensables à une expérience d’expédition sans faille.

Tous les renseignements que vous fournissez sur la déclaration en douane doivent être exacts pour garantir la livraison de vos produits. Les documents manquants ou inexacts sont les raisons les plus courantes pour lesquelles les envois sont bloqués ou refusés à la frontière ou retenus sous caution à destination. Le non-respect des lois douanières ou la présentation de documents incomplets peuvent entraîner :

1. Des retards d’expédition coûteux

Lorsque les autorités douanières découvrent quelque chose d’anormal, elles retiennent votre ou vos envois pour une inspection plus approfondie. Dans certains cas, les colis sont détruits si les autorités soupçonnent une violation. Il y a un coût associé au temps et à l’effort nécessaires pour refaire des documents remplis d’erreurs ou incomplets. Non seulement c’est moins efficace, mais cela peut retarder la livraison de votre produit à sa destination et il risque d’être retourné à l’expéditeur. Gardez à l’esprit que plus il faut de temps pour expédier votre produit, plus il vous faudra attendre avant d’être payé par votre client.

2. Un risque de se voir retirer les privilèges de dédouanement

Tous les envois transfrontaliers sont tenus, sans exception, de se conformer aux règlements et aux exigences de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) ou de l’U.S. Customs and Border Protection (CPB). Le non-respect de ces règles pourrait entraîner la perte des privilèges d’exportation. Pour se conformer, il est essentiel de fournir des descriptions de produits claires et précises. Les mots peu descriptifs, tels que « partie », « général », « inconnu », « divers », retiennent souvent l’attention des fonctionnaires et empêchent les envois de passer la frontière.

3. Un risque pour les importateurs, les exportateurs, les transporteurs et les courtiers en douane

Des sanctions sévères peuvent être imposées à la suite d’une fraude ou d’une négligence en matière de documentation; il est donc essentiel de disposer d’informations complètes et précises. Si vous constatez une erreur d’écriture, vous devez en informer immédiatement votre courtier en douane afin de corriger la situation avant qu’elle ne soit relevée par les douanes. Il est important de noter que plus le risque pour la sécurité est élevé, plus toutes les parties impliquées sont susceptibles d’être pénalisées.

Le défi de remplir des documents précis et détaillés repose sur trois éléments clés :

1. Formation adéquate

Souvent, les employés qui remplissent les documents ne sont pas nécessairement sensibilisés à la réglementation douanière, de sorte qu’il peut être difficile de savoir ce qu’il faut remplir et comment le faire. C’est pourquoi il est important d’examiner les exigences et de vérifier que tous les renseignements sont exacts avant l’expédition. Même si une expédition franchit la frontière et arrive à destination, cela ne signifie pas nécessairement que le dossier de douane est clos, ce qui pourrait entraîner d’autres problèmes plus tard.

2. Employés confrontés à des priorités concurrentes

De nombreux employés portent plus d’un chapeau au travail et doivent faire face à des priorités concurrentes. Remplir des documents peut prendre du temps et n’est pas toujours la tâche la plus agréable de la journée. Comme il peut s’agir d’une tâche fastidieuse, elle est souvent reléguée au bas de la liste des priorités, ce qui se traduit par des renseignements ou des documents incomplets.

3. Présumer que le transporteur ou le courtier en douane s’en chargera

Il arrive parfois de croire à tort que le transporteur ou le courtier s’occupera de tous les documents douaniers ou, à tout le moins, en vérifiera l’exactitude et l’exhaustivité. Les transporteurs et les courtiers sont là pour aider leurs clients, mais ils ne connaissent pas toujours les produits pour se charger de cette tâche. De plus, le suivi des formulaires incomplets prend du temps, ce qui entraîne des retards et des arrêts de livraison. Dans certains cas, le fret doit être retiré des remorques pour s’assurer du respect des exigences douanières, ce qui est à la fois inefficace, contre-productif et coûteux.

Pour éviter tout retard ou toute pénalité potentielle, les envois transfrontaliers doivent être accompagnés d’un manifeste de factures douanières, d’une facture commerciale, d’un connaissement, d’un bordereau de marchandises et d’un certificat d’origine. La facture douanière doit également inclure des renseignements détaillés sur le vendeur, les dates, le destinataire, les renseignements sur l’acheteur, le mode de transport, le pays d’origine, la devise et les spécifications des marchandises, pour n’en citer que quelques-uns. Pour une liste complète, veuillez consulter les exigences et les politiques administratives de l’ASFC ou du CBP concernant le transport transfrontalier de marchandises.

Pour de plus amples renseignements sur les exigences canadiennes, veuillez visiter le site :
https://www.cbsa-asfc.gc.ca/publications/dm-md/d3/d3-1-1-eng.html

Pour de plus amples renseignements sur les exigences en matière de documentation aux États-Unis, veuillez visiter le site :
https://cbpcomplaints.cbp.gov/s/article/Article-436?language=en_US

La production de documents de douane cohérents et précis est essentielle pour assurer la livraison sans heurts de vos envois. Les transporteurs qui bénéficient du statut Trust in Trade doivent protéger leur réputation, leurs clients dans leur ensemble et, par conséquent, leur entreprise. Les services douaniers internes peuvent aider et encadrer le processus, mais il est dans l’intérêt de tous que les entreprises se préoccupent de la documentation appropriée. Ces documents et règlements ne sont pas arbitraires; ils sont en place pour protéger la sécurité nationale et il incombe à tous de veiller à leur respect.

Manitoulin Transport est un transporteur cautionné avec un statut Trust in Trade. Manitoulin est à l’avant-garde des programmes douaniers et de sécurité frontalière (C-TPAT, PEP, EXPRES, PAD, ACE et manifeste électronique). Si vous avez des questions ou souhaitez obtenir des renseignements supplémentaires, veuillez vous adresser à [email protected] ou visitez le site www.manitoulintransport.com.

Si vous avez besoin de services transfrontaliers ou de conseils en matière de commerce transfrontalier, et si vous souhaitez obtenir le soutien d’un courtier en douane, veuillez communiquer avec Courtage en douane Near North à l’adresse suivante [email protected]. Il est essentiel de veiller à la conformité douanière tout en réduisant les droits de douane sur les expéditions internationales pour conserver un avantage concurrentiel. Courtage en douane Near North compte de nombreuses années d’expérience dans le soutien aux entreprises internationales pour tous les aspects de la conformité douanière et de l’efficacité opérationnelle. Pour en savoir plus, visitez le site : www.nearnorthcustoms.com.

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